Exportera och flytta er data

Er data och era kunders begäranden är två olika saker

Det låter som samma sak men det är det inte. Det som står här gäller när ni vill hämta ut eller flytta er egen arbetsyta.

Ber någon av era kunder att få veta vad som finns om dem, eller att bli raderad, är det ni som svarar. Ni är personuppgiftsansvariga för deras uppgifter, vi är biträde. Verktygen finns i produkten: registerutdrag och radering per kontakt, som ni kör själva utan att fråga oss. Kommer en sådan begäran till oss i stället skickar vi den vidare till er, obesvarad. Behöver ni hjälp att svara hjälper vi till.

Tre sätt att hämta ut den

Export som CSV. Det finns en exportknapp på varje lista i tjänsten. Då får ni en fil för varje tabell i UTF-8 med en rubrikrad överst. Den går att öppna direkt i Excel, Numbers eller Google Kalkylark.

API:et. Här får ni samma innehåll som JSON, antingen post för post eller en sida i taget. Dokumentationen hittar ni under Inställningar i produkten. API-nyckeln skapar ni själva. Den kommer bara åt det som kontot får se.

Fullständig export av hela arbetsytan. Ni ber oss, och ni får den inom 14 dagar, utan kostnad. De två första sätten är bekvämligheter och täcker var för sig bara delar av innehållet. Det här är det vi åtar oss i avtalet, och det är vägen vi räknar med att ni använder om ni byter.

Det här kan ni exportera

Listan gäller den fullständiga exporten.

Företag, kontakter, kontaktlistor och portalanvändare med deras roller
Leverantörer och deras kontaktpersoner
Ärenden med svar, interna anteckningar och hela händelseloggen
Bilagor
Köer, stadier, pipelines, taggar, färdiga svar och makron
Dokument och intyg kopplade till en enskild tillgång
Återkommande ärenden och deras scheman
Checklistor med varje punkts resultat, anteckning och noterade avvikelser
Jobbrader med artiklar, arbete och övrigt
Artiklar med lagersaldo
Bokningar
Ändringar med godkännandekedjor, CAB-beslut, mallar och ändringsstopp
Releaser, kända fel, tjänstekatalog med beställningar
Underhållsfönster och jourschema
SLA-policyer, arbetstider, helgdagskalender och klockornas utfall
Tidrapporter, attesteringar, timpriser och fakturaunderlag
Affärer, offertrader, leads med poäng, aktiviteter, mål och prognoser
Kunskapsbasartiklar med versionshistorik och deras kategorier
Portalens inställningar
E-postmallar, utskick och kampanjer med statistik, sekvenser
Formulär och inkomna svar
Projekt, uppgifter, milstolpar och cykler
Agentkonton med roller, team och kompetenser
Egna fält och deras värden
Automatiseringar, regler och gallringsregler
Sparade vyer, filter, instrumentpaneler och rapportdefinitioner
Granskningsloggen
Arbetsytans övriga inställningar

Det här följer inte med

Lösenord, nycklar och inloggningar. Lösenorden sparas hashade och kan inte läsas ut. API-nycklar, sessioner och övriga hemligheter tar vi inte med i exporten. Detta har vi valt med flit eftersom en fil med allt detta i skulle vara det farligaste ni någonsin har skickat med e-post.

Själva programvaran. Koden och hur tjänsten är byggd är vår. Er data är er.

Att flytta till någon annan

Det går bra att gå över till någon annan leverantör eller att flytta till en egen installation som ni driver själva. Stegen ser ut så här:

Säg upp när ni vill. Avtalet löper månad för månad och upphör vid slutet av den period ni betalat för.
Ni har 30 dagar på er att flytta, räknat från uppsägningen, och tjänsten fungerar som vanligt hela tiden. Behöver ni längre tid säger ni till, så förlänger vi en gång. Sträcker sig tiden förbi den månad ni redan betalat för fortsätter abonnemanget mot vanlig avgift så länge ni använder det.
Sedan har ni minst 30 dagar till att hämta det ni glömt, innan er instans raderas.
Vi hjälper till. Vi svarar på frågor om formaten och lämnar en sista fullständig export inom 14 dagar om ni vill ha en.

Själva bytet kostar ingenting. Varken flytten, hjälpen eller exporten. Det enda ni betalar är den vanliga månadsavgiften för den tid ni faktiskt använder tjänsten.

Hur formaten är uppbyggda

Varje CSV är en tabell. Två tabeller hänger ihop genom ett id precis som i en vanlig databas, ett ärende har till exempel företagets id för att visa vilket företag det hör till. När ni sedan läser in filerna i ett annat system är det dessa id:n ni matchar på.

Bilagorna ligger inte i tabellen eftersom de är filer. De hämtar ni en och en, antingen via API:et eller direkt från ärendet. Filnamnet blir samma som när filen laddades upp.

Fritexten i ärendena kommer som HTML. Det är så den skrevs. Vill ni hellre ha ren text så går det att hämta via API:et.

Vi uppdaterar denna sida varje gång något ändras i listan ovan. Har ni frågor om en flytt så svarar vi hellre på dem före uppsägningen än mitt under flytten: support@bargguo.com.